Tự động hóa đón tiếp khách đoàn, liệu HorecFex 2025 có đang mang đến giải pháp đột phá cho ngành khách sạn?

Tối ưu quy trình đón tiếp khách đoàn (Group Check-in Automation) đang dần trở thành tâm điểm trong làn sóng công nghệ hóa ngành khách sạn – nơi trải nghiệm khách hàng không chỉ bắt đầu từ phòng nghỉ, mà từ giây phút đầu tiên họ đặt chân đến sảnh lễ tân. Trong bối cảnh vận hành dịch vụ ngày càng phức tạp và tiêu chuẩn chuyên nghiệp ngày càng cao, bài toán “check-in cho hàng chục đến hàng trăm khách cùng lúc” buộc các khách sạn phải tìm lời giải thông minh hơn, hiệu quả hơn.

Danh mục bài viết

Quy trình check-in truyền thống: Chậm, nhiều lỗi, quá tải nhân sự

Đón tiếp khách đoàn luôn là thử thách lớn cho bộ phận lễ tân. Việc phải xử lý hàng chục, thậm chí hàng trăm khách cùng lúc dễ dẫn đến tình trạng quá tải, nhầm lẫn thông tin, sai lệch phân phòng hoặc phát sinh khiếu nại. Năng suất làm việc giảm trong khi áp lực tăng cao, nhất là vào mùa cao điểm.

Group Check-in Automation – Lời giải công nghệ toàn diện

Group Check-in Automation là giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình tiếp đón khách đoàn, tích hợp hệ thống phần mềm quản lý (PMS), thiết bị tự động và giao diện người dùng trực quan. Một số công nghệ tiêu biểu: Check-in từ xa bằng mã QR gửi qua email/app; Kiosk tự động tại khu vực lễ tân; AI nhận diện khuôn mặt để xác thực nhanh; Hệ thống chatbot gửi thông tin phòng & dịch vụ; Bản đồ AR hướng dẫn đường đi trong khuôn viên

Tối ưu hóa vận hành – Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Việc áp dụng công nghệ trong khâu check-in không chỉ giúp tiết kiệm thời gian (từ 30 phút còn 10–15 phút cho đoàn 50 khách) mà còn:

Giảm thiểu sai sót: thông tin được đồng bộ và xác minh tự động
Tăng sự hài lòng: khách không cần chờ đợi, có thể vào phòng nhanh chóng
Tối ưu nhân sự: giảm gánh nặng cho lễ tân, tập trung vào chăm sóc khách
Thu thập dữ liệu: hỗ trợ xây dựng hồ sơ khách hàng cho chiến dịch marketing sau này

Kinh nghiệm từ quốc tế: Marriott, Accor, IHG đi đầu

Các thương hiệu lớn đã và đang sử dụng công nghệ này như một tiêu chuẩn bắt buộc. Marriott triển khai kiosk cá nhân hóa, Accor phát triển ứng dụng check-in nhóm, còn IHG kết hợp chatbot và mã QR giúp khách đoàn thao tác chỉ trong vài phút.

Tình hình tại Việt Nam: Chuyển đổi số đang ở giai đoạn đầu

Hiện tại, phần lớn khách sạn tại Việt Nam mới áp dụng bước đầu như gửi danh sách khách trước, phân phòng sẵn, hoặc phát thẻ từ. Tuy nhiên, quy trình vẫn chủ yếu thủ công và không đủ linh hoạt khi phát sinh thay đổi. Việc đầu tư vào Group Check-in Automation sẽ là bước tiến vượt bậc trong cuộc đua nâng cấp chất lượng dịch vụ.

Không còn là xu hướng, mà là tất yếu

Trong bối cảnh cạnh tranh cao và yêu cầu ngày càng khắt khe từ khách hàng, tự động hóa quy trình đón tiếp khách đoàn chính là giải pháp giúp khách sạn nâng cao tính chuyên nghiệp, tăng tốc độ phục vụ, và tạo khác biệt trong trải nghiệm khách.

HorecFex Việt Nam không chỉ là nơi gặp gỡ giữa nhà cung cấp và khách hàng, mà còn là bệ phóng cho ngành khách sạn Việt Nam bước vào kỷ nguyên số – nơi công nghệ song hành cùng dịch vụ để tạo nên đẳng cấp mới.

Đăng ký tham dự HorecFex 2025, Đà Nẵng – Việt Nam để cập nhật xu hướng công nghệ vận hành mới nhất.

—

Cùng chờ đón HorecFex 2025, Đà Nẵng – Việt Nam!

HorecFex Vietnam là sự kiện thường niên với sứ mệnh thúc đẩy đổi mới, tối ưu hóa quản lý vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ trong ngành du lịch và khách sạn tại Việt Nam. Đây là cơ hội quan trọng để các doanh nghiệp kết nối, hợp tác và khám phá những định hướng chiến lược mới với các nhà cung cấp giải pháp công nghệ tiên tiến.

Địa chỉ: Cung Hội nghị Quốc tế Ariyana Đà Nẵng – 107 Võ Nguyên Giáp, Quận Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng.
Thời gian: 26-27/08/2025 (dự kiến)
Đăng ký HorecFex 2025, Đà Nẵng – Việt Nam: https://ariyana.dahahi.vn/dang-ky-truc-tuyen-horecfex-at-furama-2025